a) Kaydetme
Muhasebenin ilk adımıdır. Bir bina için temel neyse muhasebe için de kaydetme fonksiyonu o önemi taşır. Çünkü diğer tüm işlemler bunun üstüne yapılır. İşletmenin parasal işlemlerini muhasebe kuralları çerçevesinde kaydetmesi gerekir. Burada iki önemli husus söz konusudur:
*Öncelikle kaydedilecek işlemin para ile ifade edilebiliyor olması gerekir. Parasal nitelik taşımayan işlem kaydedilmez
* Daha sonraki adımda ise kaydedilecek işlemin bir belgesi olması gerekir. Örneğin işletme işyerine temizlik gideri yapmışsa bununla ilgili elinde bir fiş ya da fatura olmalıdır.
b) Sınıflandırma
Kaydedilen parasal nitelikteki işlemler belli zaman aralıklarında sınıflandırılmaktadır. Yani işlemlerin özelliklerine göre gruplandırılırlar. Örneğin işletme belli bir zaman diliminde bir çok kez mal alım, satım yapıp işletmeyle ilgili farklı giderler yapabilir. Bunlar öncelikle tarih sırasına göre kaydedilir daha sonraki sınıflandırma adımında ise kasa ile ilgili olanlar kasaya banka ile ilgili olanlar ise banka hesabına (büyük defterlere) aktarılır.
c) Özetleme
Kaydedilen ve sınıflandırılan işlemler temel mali tablolar (Bilanço, Gelir Tablosu, Mizan vb.) kullanılarak özetlenir. Böylelikle karmaşık görünen tüm işlemler tek bir tablo yardımıyla düzenlenmiş olur.
d) Analiz ve Yorum
Kaydedilen, sınıflandırılan ve özetlenen mali nitelikteki işlemler muhasebe bilgisine sahip olamayabilen kişiler için analiz ve yorumlanarak anlaşılır hale getirilmektedir. Yapılan bu yorumlamalar işletmenin alacağı kararlarda yöneticilere yol gösterici rol taşır.
